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Codice etico

 

PREMESSA

Con il presente Codice Etico, la Ramesse s.r.l. intende ricordare i valori etici fondamentali ai quali si ispira e ai quali tutti i dipendenti e collaboratori esterni (consulenti, agenti, prestatori di servizi) dovranno attenersi nello svolgimento dei compiti e funzioni loro affidate.

La molteplicità di interessi e contesti socio-economici con cui l'Azienda interagisce, impone l'impegno di tutti per assicurare che le attività vengano svolte nell'osservanza della legge, in un quadro di concorrenza leale, con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto degli interessi legittimi dei clienti, dipendenti e partner commerciali.

E' pertanto opportuno ribadire a tutti coloro che lavorano nell'Azienda o che operano per il conseguimento degli obiettivi dell'Azienda, senza distinzioni o eccezioni, l'importanza di osservare e di fare osservare questi principi nell'ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio dell'Azienda può giustificare l'adozione di comportamenti in contrasto con questi principi.

L'osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti e collaboratori esterni dell'Azienda ai sensi e per gli effetti di legge.

 

Art. 1

 

AMBITO DI APPLICAZIONE

I principi e le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti per gli amministratori, i sindaci, i dipendenti e per tutti coloro che operano per la Ramesse s.r.l., quale che sia il rapporto, anche temporaneo, che li lega alla stessa.

 

Art. 2

 

PRINCIPI GENERALI

Il Codice Etico costituisce un insieme di principi la cui osservanza è di fondamentale importanza per il regolare funzionamento, l'affidabilità della gestione e l'immagine dell'azienda.

La Ramesse s.r.l., riconosce la centralità delle risorse umane e ritiene che un fattore essenziale di successo e di sviluppo dell'impresa, sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano. La gestione delle risorse umane, è improntata al rispetto delle personalità e professionalità di ciascuna di esse, in un quadro di lealtà e fiducia.

La direzione dell'Azienda è tenuta ad osservare i contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa ed il benessere dei propri dipendenti, clienti, fornitori.

Compete in primo luogo ai dirigenti promuovere i valori e i principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l'interno e verso l'esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo. Ogni dipendente dell'Azienda deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti. Qualora esistessero dei dubbi su come procedere da parte del dipendente, questi dovrà segnalare la questione all'Azienda la quale dovrà informare adeguatamente i propri dipendenti.

Ciascun dipendente è tenuto a conoscere il Codice, a contribuire attivamente alla sua attuazione ed a segnalarne eventuali carenze e violazioni. L'azienda si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Codice da parte dei dipendenti.

L'Azienda vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo per assicurare la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive.

 

Art. 3

 

APPLICAZIONE DEL CODICE NEI CONFRONTI DI TERZI

Nei confronti di terzi, tutti i dipendenti dell'Azienda, in ragione delle loro competenze, dovranno avere cura di:

   - informare adeguatamente circa gli impegni ed obblighi imposti dal Codice;

   - esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;

  - adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne, in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell'obbligo di conformarsi alle norme del Codice.

 

Art. 4

 

IMPEGNO DELL'AZIENDA

Assicurare la massima diffusione del Codice ai dipendenti e collaboratori esterni;

Disponibilità a fornire ogni possibile chiarimento circa l'interpretazione e attuazione delle norme contenute nel Codice e nelle procedure aziendali;

Svolgere verifiche in ordine a ogni notizia di violazione delle norme del Codice;

Valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie.

 

Art. 5

 

DOVERI DEI DIPENDENTI E COLLABORATORI ESTERNI

I dipendenti e i collaboratori esterni, quale che sia il rapporto che li lega alla Ramesse s.r.l., dovranno astenersi a comportamenti contrari alle norme dettate dal Codice Etico;

In particolare si ribadisce che:

Tutte le azioni, le operazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere dai dipendenti e dai collaboratori esterni dell'Azienda nello svolgimento dell'attività lavorativa dovranno essere ispirati alla massima trasparenza, correttezza e legittimità.

Tutte le attività in azienda devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascun dipendente e/o collaboratore, deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio e il buon nome dell'Azienda.

I rapporti tra i dipendenti e/o col laboratori, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.

Ogni dipendente dell'Azienda ha la responsabilità di acquisire la conoscenza delle leggi e regolamenti che riguardano i propri compiti in modo da riconoscere potenziali rischi.

Il fatto che alcune proibizioni a norma di legge non siano in pratica comunemente rispettate o che la loro violazione non sia considerata come censurabile, non giustifica mai il compimento di azioni contrarie alla legge.

 

Art. 6

 

DOVERI DEGLI AMMINISTRATORI E DEI RESPONSABILI DI FUNZIONI AZIENDALI

Gli amministratori e i responsabili di funzioni aziendali, hanno l'obbligo di:

Rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i dipendenti della propria unità o funzione aziendale.

Indirizzare tali dipendenti all'osservanza del Codice.

Operare affinché gli stessi comprendano che il rispetto delle norme del Codice costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro.

Selezionare accuratamente, per quanto di propria competenza, dipendenti e collaboratori esterni per impedire che vengano affidati incarichi a persone che non diano pieno affidamento sul proprio impegno a osservare le norme del Codice.

 

Art. 7

 

USO DEI MEZZI E DEGLI STRUMENTI AZIENDALI

Il dipendente è tenuto a garantire il massimo rispetto delle infrastrutture, mezzi, strumenti e materiali dell'Azienda, segnalando con tempestività alla direzione l’eventuale uso difforme di tali dotazioni che ritenga altri ne facciano. Appartengono a queste categorie, ad esempio:

   a) locali, arredamenti e suppellettili;

   b) dotazioni operative e attrezzature quali: auto aziendali, utensili, personal computer,stampanti, strumenti da calcolo o scrittura e simili;

   c) impianti di fotocopiatura, riproduzione, stampa e fascicolazione;

   d)strumenti di comunicazione quali telefono, fax, posta elettronica;

   e) cancelleria personale, carta, dotazione di cancelleria per gli uffici, e simili;

   f) funzionalità offerte dal sistema informativo aziendale quali: procedure di elaborazione, software, accesso a Internet e banche dati e simili;

   g) libri, giornali, riviste e pubblicazioni in genere.

 

Il dipendente è tenuto ad utilizzare le dotazioni dell'azienda soltanto per l'espletamento delle mansioni lavorative a cui è preposto. E' pertanto tassativamente vietato ai dipendenti agire con i mezzi aziendali – siano essi informatici, tecnici o di qualunque altro tipo – per il conseguimento di fini o interessi privati o in concorrenza con le attività aziendali.

Al dipendente è consentito utilizzare dotazioni e/o materiale dell'Azienda al di fuori delle strutture di quest'ultima solo nei casi di utilizzo per motivi aziendali, quali, ad esempio: attività in trasferta presso sedi diverse da quella abituale, prestazioni lavorative in regime di distacco, e simili. In tutti gli altri casi è necessaria espressa autorizzazione del superiore.

 

Art. 8

 

CONFLITTO D'INTERESSI

Al fine di evitare l'insorgere di conflitti di interesse:

 

Ogni operazione e attività deve essere intrapresa solo ed esclusivamente nell’interesse dell'Azienda e in modo lecito, trasparente e corretto.

I dipendenti e collaboratori esterni devono evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi dell'Azienda o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nell'interesse dell'impresa e nel pieno rispetto delle norme del presente Codice.

Tutti i dipendenti e collaboratori esterni sono tenuti a evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura di appartenenza.

A titolo esemplificativo ma non limitativo, si ricorda che determinano una situazione di conflitto:

   a) Interessi economici e finanziari del dipendente e/o della sua famiglia esercitati in concorrenza o contrasto con quelli dell'Azienda;

   b) Svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti dell'Azienda;

   c) Accettazione di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Ramesse s.r.l.

 

Vista la varietà delle situazioni che possono evidenziarsi, in caso di dubbio circa l’insorgenza o meno di conflitto di interesse si invitano i dipendenti e d i collaboratori a rivolgersi all’amministratore, per discutere i casi specifici.

 

Art. 9

 

RISERVATEZZA

I dipendenti e i collaboratori esterni, sono tenuti a mantenere il più stretto e assoluto riserbo su tutte le informazioni relative all'Azienda e/o ai suoi dipendenti delle quali sia a conoscenza in virtù della sua attività di lavoro. Questo al fine di evitare la divulgazione di notizie riservate attinenti all'organizzazione, ai metodi di produzione ed a qualsiasi altra informazione la cui divulgazione possa arrecare danno per l'Azienda.

Il dipendente, inoltre, è rigorosamente tenuto a comunicare al proprio superiore eventuali richieste di informazioni inerenti all'Azienda e/o ai suoi dipendenti che egli riceva durante lo svolgimento delle sue mansioni di lavoro, evitando di soddisfare le suddette richieste prima di una specifica autorizzazione espressa in tal senso.

Ogni informazione, dato o documento di cui i dipendenti e collaboratori esterni vengano a conoscenza durante la loro prestazione lavorativa è di proprietà esclusiva della Ramesse s.r.l., così, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ogni idea, formula, tecnica, invenzione, programma, business plan, marketing e sales plan e simili informazioni costituiscono informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva dell'Azienda. È pertanto fatto divieto di rivelare all'esterno simili informazioni senza espressa autorizzazione e di usarle per proprio personale vantaggio.

Fermo restando il divieto di divulgare notizie attinenti all'organizzazione e ai metodi di produzione dell'impresa o di farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio, ogni dipendente, in particolare, dovrà:

   a) acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per le finalità direttamente riconducibili alla funzione svolta;

   b) acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di specifiche procedure;

   c) conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;

   d) comunicare i dati stessi nell'ambito di procedure prefissate e/o su esplicita autorizzazione dei superiori;

   e) assicurarsi che non sussistano vincoli assoluti o relativi alla possibile divulgazione delle informazioni riguardanti i terzi collegati all'Azienda da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, ottenere il loro consenso.

 

Art. 10

 

COMPORTAMENTO NELL’ATTIVITÀ PROFESSIONALE

L'Azienda in tutti i rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza e concorrenza nel mercato.

I dipendenti dell'Azienda e i collaboratori, anche esterni, le cui azioni possano – anche indirettamente – essere riferibili alla Ramesse s.r.l., dovranno seguire comportamenti corretti negli affari, indipendentemente dalla competitività del mercato e dall'importanza dell'affare trattato.

Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti di clienti e/o fornitori, o a loro parenti, sia Italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità d'uso di modico valore.

In ogni caso, il tipo di spese di cui al punto precedente deve essere specificatamente autorizzato in base alle procedure aziendali. Queste spese devono essere accuratamente documentate, identificate in contabilità e propriamente trattate a fini fiscali o per altri scopi di controllo interno.

Nessun omaggio dovrà essere dato, offerto, promesso e neanche discusso con pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, esercenti un servizio di pubblica necessità, individui con cariche politiche o pubbliche. Fanno altresì eccezione i casi in cui, in occasione di ricorrenze, vengono dati omaggi universalmente riconosciuti come non aventi finalità illecita, purché siano sempre soggetti all'approvazione della Direzione aziendale.

Fatto salvo quanto previsto al successivo paragrafo del presente articolo, il dipendente a cui venga offerto o riceva elargizioni o omaggi da terzi, non imputabili a normali atti di cortesia commerciale, dovrà immediatamente informare il proprio superiore.

Anche ai collaboratori esterni non dipendenti (consulenti, agenti, prestatori di servizi) viene chiesto di attenersi ai principi contenuti nel presente Codice.

Al fine di garantire che anche i collaboratori esterni rispettino scrupolosamente le regole del Codice, il dipendente, nell'ambito del proprio ruolo, dovrà:

   a) tenere conto, nel processo di selezione, della qualifica e della buona reputazione dei collaboratori esterni;

   b) includere nei contratti di collaborazione esterna l’obbligazione di attenersi ai principi del Codice.

 

Art. 11

 

RAPPORTI CON I FORNITORI

Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e/o servizi è fatto obbligo ai dipendenti di:

   - Osservare le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori.

   - Non precludere ad alcuna azienda fornitrice in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura all’Azienda, adottando nella selezione criteri di valutazione oggettivi, secondo modalità dichiarate e trasparenti.

   - Ottenere la collaborazione dei fornitori nell'assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti dell'Azienda in termini di qualità, costo e tempi di consegna.

   - Osservare e fare osservare le condizioni contrattualmente previste.

   - Mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali.

   - Portare a conoscenza della Direzione Acquisti dell'Azienda i problemi insorti con un fornitore, in modo da poterne valutare le conseguenze.

 

Art. 12

 

RAPPORTI CON I CLIENTI

È fatto obbligo ai dipendenti e collaboratori esterni dell'Azienda di:

   - Osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;

   - Fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;

   - Attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

 

Art. 13

 

CONTROLLO INTERNO

È politica dell'Azienda diffondere a tutti i livelli non solo una cultura caratterizzata dall'esistenza e dall’importanza dei controlli, ma anche trasmettere una mentalità orientata all’esercizio dei medesimi.

Con il sistema di controllo interno la Ramesse s.r.l. intende perseguire gli obiettivi generali di efficacia ed efficienza delle proprie operazioni, di salvaguardia dei beni e delle risorse aziendali, di osservanza delle leggi, dei regolamenti applicabili e delle procedure interne, nonché di affidabilità dei dati contabili e finanziari.

Ogni livello dell’organizzazione e ogni funzione aziendale ha, quindi, la precisa responsabilità di realizzare, mantenere e monitorare il corretto funzionamento e l'efficacia del sistema di controllo interno.

 

Art. 14

 

TRASPARENZA CONTABILE

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutte le azioni e le operazioni devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

La trasparenza contabile si fonda sull'accuratezza, completezza e autorizzazione dell'informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.

Per ogni operazione è conservata un'adeguata documentazione di supporto dell'attività svolta, in modo da consentire l'agevole registrazione contabile, l'individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. È compito di ogni dipendente far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.

In ogni caso, i pagamenti aziendali da corrispondere dovranno essere esclusivamente commisurati alla prestazione e modalità indicate in contratto e non potranno essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale.

L'uso di fondi aziendali per fini illegali o impropri è severamente proibito. A nessuno e per nessun motivo dovranno essere corrisposti pagamenti non basati su transazioni aziendali adeguatamente autorizzate o elargite forme illegali di remunerazione.

 

Art. 15

 

SALUTE, SICUREZZA E AMBIENTE

Nell'ambito della propria attività, la Ramesse s.r.l. si ispira al principio di rispetto e salvaguardia dell'ambiente e persegue l'obiettivo di tutelare la sicurezza e la salute dei dipendenti e collaboratori esterni, adottando tutte le misure previste a tal fine dalla legge.

 

Art. 16

 

SISTEMA SANZIONATORIO

La violazione delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico comporta, a carico dei responsabili di tali violazioni e laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente con quanto previsto dal quadro normativo vigente, l'applicazione dei provvedimenti sanzionatori indicati nel seguente art. 17.

 

Art. 17

 

PROVVEDIMENTI SANZIONATORI

Con riferimento a quanto indicato all'art. 16 del Codice Etico, i provvedimenti sanzionatori applicabili ai Destinatari sono i seguenti:

Per quanto riguarda i Dipendenti, l'osservanza delle norme del Codice Etico, deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dagli stessi assunte ai sensi e per gli effetti dell'articolo 2104 del Codice Civile; pertanto, i comportamenti da essi tenuti in violazione delle regole comportamentali previste nel Codice Etico, sono considerati inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro e hanno rilevanza anche quali illeciti disciplinari, nel rispetto delle norme specialistiche (in particolare, CCNL e Contratti Integrativi Aziendali applicabili) e delle procedure di settore vigenti (art. 7 dello Statuto dei Lavoratori). Il tipo e l'entità delle sanzioni previste dalle previsioni contrattuali vigenti saranno applicate tenendo conto:

   a) dell'intenzionalità del comportamento o grado di negligenza, imprudenza o imperizia evidenziata;

   b) del comportamento complessivo del Dipendente, con particolare riguardo alla sussistenza o meno di precedenti sanzioni disciplinari;

   c) della posizione funzionale e alle mansioni del Dipendente coinvolto;

   d) di altre particolari circostanze rilevanti che accompagnano la violazione.

 

Per quanto riguarda i Dipendenti con qualifica di "dirigenti", vale quanto sopra descritto a proposito dei lavoratori dipendenti, con riferimento specifico al CCNL Dirigenti applicabile.

Per quanto riguarda i Collaboratori e/o i soggetti aventi relazioni d’affari con la Ramesse s.r.l., quale che sia il rapporto, anche temporaneo che li lega alle stesse, l'inosservanza delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni subiti dall'Azienda.

Con riferimento agli Amministratori e ai Sindaci, gli organi sociali competenti adotteranno di volta in volta le misure di tutela più opportune, nell'ambito di quelle previste dalla normativa di tempo in tempo vigente.

 

Art. 18

 

DISPOSIZIONI FINALI

Il Codice Etico è approvato dall'organo amministrativo della Ramesse s.r.l. Eventuali futuri aggiornamenti, dovuti ad adeguamenti normativi o all’evoluzione della sensibilità civile, saranno approvati dagli organi preposti e diffusi tempestivamente a tutti gli interessati.